Gute Bilder von gelungenen Veranstaltungen sind Gold wert, zumal Content Marketing und Kommunikationsstrategie immer wichtiger werden. Einen professionelle Eventfotografen zu finden und Ihr Anliegen so zu kommunizieren, dass das Ergebnis Ihren Erwartungen entspricht, ist also entscheidend.
Gute Bilder von gelungenen Veranstaltungen sind Gold wert – ein professioneller Eventfotograf ist also entscheidend. (Bild: © Goodluz – shutterstock.com)
Unsere sieben Tipps helfen Ihnen dabei, den richtigen Fotografen auszusuchen und eine reibungslose Koordination zwischen diesem, Ihnen als Veranstalter und Ihren Gästen und Teilnehmern zu gestalten.
1. Setzen Sie auf Expertise
Ganz wichtig ist das Portfolio Ihres Fotografen – und seine inhaltlichen Schwerpunkte. Gehen Sie dabei nicht nur davon aus, ob Ihnen seine Beispielbilder generell gefallen, sondern auch, ob sie Motive zeigen, die Ihrem Event verwandt sind. Der beste Hochzeitsfotograf kann möglicherweise bei sachlichen Events mit vielen gewünschten Produktfotos nicht brillieren. Wer sich auf Konzert- und Bühnenfotografie spezialisiert, wird unter Umständen Schwierigkeiten haben, Messen und Vorträgen etwas abzugewinnen.
Idealerweise hat der Fotograf nicht nur die Art des Events bereits abgelichtet, sondern kennt sich auch zumindest rudimentär in Ihrer Branche aus. Nur so können Sie Ergebnissicherheit erzielen. Ein Blick in gelungene Prospekte oder auf Websites aus Ihrer Branche hilft oft weiter.
Natürlich kann es auch sein, dass Sie gerade als Start-up die Honorare erfahrener Profifotografen nicht zahlen können. Dann kann ein Blick in Online-Fotocommunities helfen. Vielleicht finden Sie dort einen sehr guten (Hobby-)Fotografen, der in dem von Ihnen gewünschten Stil arbeitet, in Ihrer Nähe lebt und vielleicht selber Erfahrungen sammeln möchte, um den Sprung in die Selbstständigkeit zu schaffen. Auch Abschlussklassen an Fotoschulen können hier ein guter Kontakt sein. In diesen Fällen sollten Sie allerdings besonders viel Zeit und Mühe in Ihr Briefing investieren.
Ganz wichtig ist das Portfolio Ihres Fotografen – und seine inhaltlichen Schwerpunkte. (Bild: © Olena Zaskochenko – shutterstock.com)
2. Erstellen Sie ein ausführliches Briefing
Darin sollten Ihre Erwartungen an die Art und Anzahl der verwertbaren Fotos detaillierter beschrieben sein. Ebenso gehört dazu die Info, wofür die Bilder später eingesetzt werden sollen. PR-Fotos für eine kommende Pressearbeit sehen beispielsweise anders aus als werbende Fotos zur Aufnahme in Ihren Imagekatalog. Medien verlangen neutrale, informative Bilder; Ihre Marketingabteilung eher emotionale Momentaufnahmen.
Tendenziell werden Fotografen bei Firmenevents eher "schöne", für die Werbearbeit taugliche Aufnahmen machen. Suchen Sie aber authentische, genaue, lebensnahe Fotos, die neben der PR etwa auch einen Blog bereichern sollen, müssen Sie dies explizit kommunizieren.
Der Fotograf sollte auch wissen, ob er frei in seiner Motivwahl ist oder bestimmte Menschen, Momente und Objekte abgelichtet werden müssen – und wenn ja, aus wie vielen Perspektiven. Ebenso ist eine genaue Beschreibung der Räumlichkeiten und Lichtverhältnisse notwendig. Spezielle visuelle Präsentationen wie etwa Feuershows oder Videoinstallationen müssen Sie ebenfalls erwähnen.
Sollen bestimmte Menschen oder Details ausgespart bleiben, bedarf dies ebenfalls einer sorgfältigen Beschreibung. Klären Sie vorher mit Kunden und Geschäftspartnern ab, ob für diese eine Veröffentlichung von Fotomaterial mit ihrer Person infrage kommt.
3. Lassen Sie sich Zeit
Treffen Sie Ihren ausgewählten Fotografen vorab, am besten ein paar Wochen vor dem Event, direkt am Veranstaltungsort und zu der Tageszeit, zu der die Veranstaltung stattfinden wird. So kann er die Licht- und Raumsituation einschätzen und entsprechend notwendiges Zusatzequipment rechtzeitig organisieren.
Falls Einzel- oder Gruppenaufnahmen entstehen sollen, einigen Sie sich gemeinsam auf einen homogenen Hintergrund. Dieser kann auch künstlich geschaffen werden, wenn Sie mit den vorhandenen nicht glücklich sind. Planen Sie für solche Zusatzsessions am Veranstaltungstag unbedingt ein Extra-Zeitfenster ein.
4. Integrieren Sie Ihren Fotografen in die Planung
Je mehr Sie diesen als kreativen Partner und nicht einfach exekutive Kraft betrachten, desto besser werden die Bilder. Bitten Sie ihn, eine Bildsprache und spezifische Bildideen für das Event zu entwickeln, und fragen Sie ihn explizit nach seinen Wünschen. Wenn die Bilder von Ihrer Marketing- und Presseabteilung beziehungsweise von einem externen Grafiker oder einer Agentur benötigt werden, dann stellen Sie in jedem Fall den Kontakt zwischen diesen "Verwertern" und dem Fotografen her, damit sie sich austauschen können.
5. Organisieren Sie sich
Stellen Sie dem Fotografen eine genaue Checkliste aller notwendigen Daten zur Verfügung.
Diese sollte folgende Infos enthalten:
- sämtliche Ansprechpartner mit Funktionen vor, während und nach dem Event
- Event-Datum und -Ort mit Anfahrtsskizze
- den exakten Zeitplan der Veranstaltung
- die Deadlines für die finale Bildabgabe.
6. Unterzeichnen Sie eine Nutzungs- bzw. Lizenzvereinbarung
Diese hält unter anderem fest,
- wie viele Fotos Sie garantiert auf welchem Medium (CD, USB-Stick, Downloadlink) erhalten werden,
- ob die Bildbearbeitung im Preis inkludiert ist,
- ob das Nutzungsrecht zeitlich oder auf den Verwendungszweck beschränkt ist,
- zu welchem Preis Sie das Paket erhalten.
Ein Wort zu Letzterem: Viele Veranstalter erschrecken zunächst über den ersten Kostenvoranschlag. Gute Bilder allerdings sind so gut wie immer das Fotografenhonorar wert. Zum einen beinhalten sie ja nicht nur das Foto-Shooting selbst, sondern auch die Auswahl und Nachbearbeitung. Zum anderen steht Ihnen der Return on Investment aufgrund der vielen Nutzungsmöglichkeiten bei Auftragsvergabe oft noch gar nicht vor Augen.
7. Respektieren Sie die Autorenschaft
Das Urheberrecht mal ganz aussen vor gelassen: Jeder gute Fotograf hat es verdient, dass seine Fotos auch namentlich zuzuordnen sind. Kommen Sie diesem Recht auf Namensnennung in eigenen Medien, ob online oder offline, auf jeden Fall nach. Übermitteln Sie den Namen auch an die Medien, bei vorgefertigten Abgabemasken mit in der Autorenzeile.
Bild oben links: © al1962 – shutterstock.com
